(*본 고는 One Trust DataGuidance에 기고된 영문 아티클의 번역 요약문입니다. 원문은 본 링크를 참고해 주시기 바랍니다.)

기업이 보유한 다양한 정보의 보존기간에 관한 규정과 지침은 개인정보보호법 외 다양한 개별법에 산재되어 있어, 기업의 입장에서 어느 정보를 언제까지 보관해야 하고 언제 파기해야 하는지에 관하여 명확히 판단하기는 쉽지 않다.

원칙적으로 개인정보의 경우, 개인정보처리자(기업)는 제15조 제1항 각 호의 어느 하나에 해당하여 개인정보를 수집하는 경우에는 그 목적에 필요한 최소한의 개인정보를 수집하여야 하며 최소한의 개인정보 수집이라는 입증책임은 개인정보처리자가 부담한다. (개인정보보호법 제16조) 또한 개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 하나, 다른 법령에 따른 보존 의무가 있는 경우에는 예외적으로 계속 보관하도록 하고 있다. (법 제21조 제1항)

이렇듯 개인정보보호법령은 민간 기업에 관하여 개인정보파일의 보유기간 책정 기준을 별도로 규정하고 있지 않으며, 기업은 ‘해당 정보의 처리 목적을 위해 그 정보가 정말로 필요한지 여부’로 판단하며, 이는 기업으로 하여금 불확실성을 가중시키는 문제가 있다.

다만 개인정보보호법 이외 개별법에서 기업이 보유한 정보의 보유기간을 정하는 경우가 많으며, 이 때 개별법은 개인정보보호법에 대한 특별법으로서 역할을 한다. 종합하면, 민간기업은 다음과 같은 원칙에 따라 수집한 개인정보의 보유기간을 파악할 수 있다.

- 정보의 영구보존은 불가능하며, 처리 목적 달성을 위하여 필요한 기간을 설정한 후 개인정보보호 주체의 동의를 받아 수집하고, 보유기간이 경과하거나 해당 목적이 달성되어 개인정보가 불필요하게 된 경우 즉시 파기

- 개별법에서 보존기간을 정하고 있다면, 그에 따라 보유기간을 설정하고 해당 기간이 경과할 경우 파기

위 원칙에 따라 각 영역별로 정보의 보유기간을 검토한다.

기업과 재무

상법 제33조에 따라 기업은 상업장부인 회계장부 일체와 대차대조표, 그리고 영업에 관한 중요서류를 10년간, 전표 또는 영수증은 5년간 보관할 의무가 있다. 영업에 관한 중요 서류는 주식회사의 경우 주주총회 및 이사회 의사록, 주주명부와 감사보고서 등을 들 수 있다. 또한 판례는 중요 서류 여부를 “거래의 관행에 따라 정하되, 후일에 있을 분쟁 해결을 위하여 필요한 증거자료로서의 중요성을 기준으로 판단”하며, 통상 주요 거래계약서, 주문서, 청구서 등이 이에 해당할 수 있을 것이다. 특히 거래 계약서의 경우, 개별법에서 필수 보관기한을 정하는 경우가 있다. 예컨대 대리점 거래계약서는 대리점 거래가 종료된 날로부터 3년간, 하도급거래에 관한 서류는 거래가 끝난 날로부터 3년간 보존해야 한다. (대리점거래의 공정화에 관한 법률 제5조제3항, 하도급거래 공정화에 관한 법률 시행령 제6조 제2항)

또한 법인 세무와 관련하여 법인은 각 사업과 관련된 모든 거래에 대한 증명서류(신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 전자계산서 등)을 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 최소 5년간 보관하도록 규정하고 있다. (부가가치세법 제71조, 국세기본법 제85조의3)

고용

기업이 지원자로부터 받은 채용서류는 지원자의 채용여부가 확정된 이후 14일~180일까지의 범위 내에서 회사가 정한 기간 동안 채용서류를 보관해야 하고, 지원자가 채용서류의 반환을 청구하는 경우 기업은 반환할 의무가 있다. (채용절차법 제11조 제1항, 제3항)

이후 근로자와 근로계약이 성립되면 기업은 근로자의 정보가 담긴 여러가지 서류를 수집하게 되며, 이러한 서류들은 근로자가 퇴사를 하더라도 법에서 정한 기한만큼 의무적으로 보관해야 한다. 근로기준법은 근로자 명부를 포함하여 근로 계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 하며, 각 보존 기한의 기산점은 다음과 같다. (제42조)

다만 “산업재해에 관련된 서류”는 재해보상이 종료될 때까지 또는 재해보상청구권이 시효 소멸할 때까지 보존하여야 하며, (근로기준법 제91조) 사용자가 퇴직금을 미리 정산하여 지급한 경우 근로자가 퇴직한 후 5년이 되는 날까지 관련 서류를 보관해야 한다. (근로자퇴직급여 보장법 시행령 제7항 제2호)

산업안전 및 보건

사업자는 산업재해발생기록, 안전ž보건상의 조치사항 등 산업안전 및 보건에 관한 서류를 작성일로부터 3년간 보존하여야 한다. (산업안전보건법 제64조) 다만 근로자의 건강과 작업장의 안전성과 관련된 작업환경측정 결과를 기록한 서류는 5년, 유해물질에 대한 기록이 포함된 서류는 보존기간을 30년으로 한다. 그 밖에 근로자가 제출한 건강진단 결과를 증명하는 서류는 5년, 유해물질을 취급하는 근로자에 대한 건강진단 결과 서류는 30년간 보존해야 한다. (산업안전보건법 시행규칙 제241조)

기타 법에서 명시되지 않은 각종 서류의 경우 고용노동부 감독 시 최근 3개년 자료를 요구하는 경우가 많고, 질서위반행위규제법 제15조에 따라 과태료의 시효기간은 5년이므로 가급적 서류보존기간을 5년으로 정하여 관리하는 것을 권장한다.

세일즈와 마케팅

원칙적으로 고객의 정보 보관에는 개인정보보호법이 적용되어, 정보의 수집 목적, 보유기간 등을 고지하고 고객의 동의를 받아 수집, 이용, 처리하여야 한다. (개인정보보호법 제21조) 또한 수집한 개인정보가 담겨있는 문서는 보유기간이 경과하거나 처리 목적을 달성하여 보존이 불필요한 경우 즉시 파기하여야 한다.

개인정보보호위원회는 2023년 개인정보 보호법 표준 해석례를 발간하여 민간기업들이 참조할 만한 지침을 제공하였다. 이에 따르면 ① 홈페이지 회원 가입의 경우 해당 사업자/단체 회원 탈퇴 시까지, ② 홈페이지 이용 과정에서 채권·채무관계가 발생한 경우 해당 채권채무관계 정산 시까지, ③ 재화 또는 서비스 제공의 경우 재화 또는 서비스 공급완료, 요금결제, 정산 완료 시까지로 정할 수 있으며, ④ 관계 법령 위반에 따른 수사 또는 조사 등이 진행 중인 경우에는 해당 절차 종료 시까지를 추가할 수 있다.

그 외 전자상거래에 적용되는 특별법인 『전자상거래 등에서의 소비자 보호에 관한 법률』 시행령에 따르면 표시ž광고에 관한 기록은 6개월, 소비자의 불만 또는 분쟁처리에 관한 기록은 3년간 보관하여야 하며, 계약 또는 청약의 철회, 대금결제 및 재화 등의 공급에 관한 기록은 5년간 보관하여야 한다.

이현송 변호사 (hyeon.lee@thepinelaw.com)